Бегущий по аэропорту 2020: Как организованы командировки в современных компаниях

10 декабря 2019

Это вам не планирование личной поездки — чтобы организовать командировку, придется постараться!

Мы привыкли, что путешествия — только для туристов. Остальных авиакомпании и отели часто не замечают и концентрируются преимущественно на картинках с пляжами или горнолыжными склонами. Но в аэропортах можно встретить и угрюмых людей, которые летят в командировку. В отличие от туристов, они не сами выбрали рейс, аэропорт вылета и даже отель. Организация командировок отличается от покупки билетов в отпуск — командировочному, тревел-менеджеру или секретарю не позавидуешь.

Редакция PRTBRT прогулялась по кругам ада и выяснила, как в преддверии 2020 года организуют деловые поездки и что это говорит о процессах в компании:

  • Тревел-агентство. Консерваторы без веры в технологии.
  • Полное делегирование сотруднику. Либералы создают лишние проблемы бухгалтерии.
  • B2B-онлайн-сервис. Практики, предпочитающие технологические решения.

Спойлер для тех, кто хочет сразу узнать, как организуют командировки в современных компаниях. Необязательно повторять за нами и гулять по кругам ада — можно сразу перейти к части про B2B-сервисы: там про то, как перестать переплачивать и тратить лишнее время на организацию командировок. В России такое решение предоставляет Smartway. На Smartway можно протестировать бесплатную демоверсию и понять, подходит ли это вашей компании.

Способ № 1. Закажем поездку через тревел-агентство

1990-е — настоящее время

«Доброе утро, наш Сан Саныч собирается на встречу в Иркутске, можете билетик купить на 21–23 декабря из Москвы? Сделаете?» В 2019 году, как и 30 лет назад, в половине компаний организуют командировки через тревел-агентства по электронной почте или телефону. Удивительно, но такой подход до сих пор жив. Привычка заказывать у агентов — наследие прошлого, где интернет был непонятной и недоступной сущностью, а для покупки билета приходилось стоять несколько часов в очереди в кассу.

Как это работает. Секретари или тревел-менеджеры перекидываются письмами с сотрудником условного Komandirovka Travel, согласовывают билеты, потом несут документы на подпись руководителю, отправляют письмо с подтверждением и ждут бронь. Дальше агентство выставляет счет, компания его оплачивает, сотрудник летит в командировку. После бухгалтерия ждет, пока агентство составит документы и вышлет их почтой.

Консерватизм в высшем его проявлении. Если бы можно было использовать печатную машинку вместо компьютера, эти ребята были бы счастливы.

Недостатки

Сервисный сбор. Себестоимость выписки билета у крупных агентств — 200 рублей, не считая потерь на длинных отсрочках платежей. Чтобы зарабатывать, им нужно брать с клиента минимум 300–400 рублей. Кажется, не так много, но в масштабах компании набегает внушительная сумма. При этом агентство заинтересовано продать самый дорогой вариант, чтобы получить больше комиссионных от поставщиков.

Длительное согласование. Для покупки билета приходится тратить от одного часа до нескольких дней. Главная потеря времени — ожидание, пока прочитают письмо, ответят, уточнят детали и вникнут в суть. Если в цепочке обмена письмами что-то пойдет не так, сотрудник рискует не улететь, а компания потратит больше денег, чем планировала.

Ожидание закрывающих документов. С отчетностью в этом случае все относительно корректно, единственная проблема — оперативность предоставления документов. Все потому, что их делают вручную — получить бумаги на руки быстро практически невозможно.

Преимущество

Агентство полезно, если командировки проходят в странах без современной инфраструктуры. Его сотрудники самостоятельно договорятся с отелем или снимут комнату в доме и обеспечат трансфер. Еще агентство пригодится, если работники в компании не ладят с интернетом и не умеют пользоваться онлайн-сервисами, но это уже редкость.

Способ № 2. Пусть сотрудник купит билет сам — потом отчитается

2000-е — настоящее время

Еще один распространенный способ — отдать все на откуп сотрудникам. Такое решение стало популярным с развитием B2C-онлайн-инструментов для покупки билетов. Кажется, это просто: компания не тратит на организацию время других работников и не платит подрядчику. К тому же так получается быстрее — нет лишнего звена в виде агентства.

Как это работает. Сотрудник сам выбирает, бронирует и покупает приглянувшийся билет и номер в гостинице, согласовывает их с руководством и покупает привычным способом. После поездки он собирает чеки и несет их в бухгалтерию. Вроде бы изи.

Недостатки

Риск переплатить. Стоимость билета и номера ниже агентской, потому что нет сервисных сборов и наценок. Но сотрудник может захотеть получить выгоду от поездки: выбрать даты так, чтобы захватить лишний день, а лучше оплачиваемый выходной, приобрести билеты там, где есть кешбэк и программы лояльности, а не там, где дешевле.

Кроме того, в России распространена практика завышения стоимости проживания для бухгалтерии: по документам — 10 тысяч в день, а на самом деле — 3 тысячи. Разницу сотрудник забирает себе. Существуют даже интернет-сервисы, где можно заказать нужный чек.

Еще в этом случае компания теряет возможность использовать корпоративные программы авиаперевозчиков, которые экономят до 5 % от стоимости билета.

Проблемы с отчетными документами. Получить полный пакет документов от сотрудника для бухгалтера — как пробежать марафон: то он не взял чек при выезде из отеля, то забыл его дома или потерял по дороге. Конечно, это будет держать бухгалтерию в тонусе, но зачем?

Преимущества

Бронирование и покупка за пять минут. За исключением согласования с коллегами из HR и руководителями, покупка билета — дело нескольких минут. Сотрудник просто оплачивает бронь онлайн через любой популярный сервис.

Удобно сотрудникам. Компании не нужно тратить ресурсы на организацию командировки. К тому же работники лучше понимают, во сколько им надо вылететь, в каком районе поселиться, чтобы не тратить время на дорогу. Правда, это часто приводит к банальному злоупотреблению доверием.

Способ № 3. Бронируем корпоративные поездки онлайн через B2B-сервисы

2015 — настоящее время

Если не самостоятельная покупка сотрудником и не голубиная почта с мастодонтами из тревел-агентств, то что? Культура перемещения за десятилетие совершила космический скачок — изменились и корпоративные поездки. Вместо агентств и взаимозачетов с сотрудниками можно использовать технологические решения — B2B-платформы для организации командировок.

Как это работает. Сервисы организации командировок отчасти похожи на популярные агрегаторы для заказа билетов и гостиничных номеров. Но, в отличие от них, заточены под B2B. Компания работает по договору с закрывающими документами, при этом сотрудники могут выбрать удобные варианты, разумеется, под контролем коллег из HR-руководства.

В личном кабинете такого сервиса компания может создавать аккаунты с ограничениями для сотрудников, выставлять лимиты, устанавливать правила согласования оплаты и всегда имеет доступ к документам и аналитике. Получается, что сохраняется баланс между контролем, удобством и скоростью.

Такое решение на российском рынке предлагает несколько компаний, например Smartway — платформа, входящая в группу «1С». Этим решением сейчас пользуются в Revolut, HeadHunter, российском Forbes, Модульбанке, Gett, «Додо пицце» и еще тысячах крупных и средних компаний.

Преимущества

Реальная экономия. Цены на билеты и отели на B2B-платформах ниже, чем у агентств, так как благодаря автоматизации у них нет такого объема ручной работы и огромного штата агентов, которые обрабатывают заказы. Например, у Smartway есть только фиксированная абонентская плата, без сервисных сборов и наценок на покупку. При этом компания может получать корпоративные бонусы от авиаперевозчиков в виде кешбэка до 4–5 % от стоимости билета.

Удобное согласование и контроль. Найти подходящий вариант на платформе так же просто, как и на любом онлайн-агрегаторе. А подтвердить у руководителя стоимость поездки можно прямо в сервисе. Если правильно настроить в личном кабинете доступ и лимит для сотрудников, то можно дать им права на самостоятельную покупку — они не смогут превысить бюджет. Схема согласования и тревел-политики настраиваются под конкретную компанию с учетом ее структуры и особенностей.

Документы приходят сразу. Онлайн-сервисы ориентированы на бизнес, они понимают, что компании важно вовремя сдавать отчетность. Решение — раздел в личном кабинете сервиса, где автоматически появляются все документы. К тому же билеты отправятся на почту сотруднику, а закрывающие — на почту бухгалтерии.

Оперативная поддержка. Задать все вопросы можно специалисту поддержки в мобильном чате или по телефону, направить заявку на изменение или отмену брони можно тоже онлайн. Для таких компаний важна скорость реагирования, поэтому ответа долго ждать не придется.


Организация командировки когда-то была сложным процессом с десятком вводных данных и постоянной коммуникацией с сотрудниками агентств. Сейчас все стало легче, проще и даже дешевле. За счет автоматизации, B2B-сервисы не содержат штат в сотню специалистов, а значит могут предложить свои услуги дешевле. Начать экономить время и силы своих сотрудников, уменьшить расходы на командировки без потери качества можно вместе со Smartway.

Фото: Unsplash.com, Pixabay.com, Nensuria/Freepik

Вам понравится:

05 апреля 2019
Что такое нетлаг — усталость от поиска и планирования очередного путешествия

26 апреля 2019
Тяга к путешествиям когда-то считалась болезнью: что такое дромомания и почему ее перестали диагностировать

25 апреля 2019
Будущее путешествий: блокчейн, этичность и синхронный перевод

09 декабря 2019
Кто такие Digital nomads и в какой момент они стали мечтой целого поколения?

14 мая 2019
Пригодится в любом путешествии: 11 не самых очевидных вещей

11 апреля 2019
Как выбрать дорогой отель для годовщины или свадебного путешествия (или вообще просто так)